Fjölverkavinnsla
40% afkastagetu tapast með fjölverkavinnslu
Skilgreining: Vinnsluaðferð þar sem tvær eða fleiri verkeiningar eru unnar samskeiða eða fléttast. Að gera marga hluti á sama tíma
Skýring: Verk, unnin með þessum hætti, mætti kalla fjölunnin verk (1)
Fjölverkavinnsla (e. multitasking) getur falið í sér að gera tvo hluti á sama tíma (t.d. að brjóta saman þvott á meðan talað er í síma eða senda skilaboð á meðan keyrt er). Hún getur líka falið í sér að skipta á milli verka, þ.e. vinna í nýju verki áður en fyrra verki er lokið eða að sinna verkefnum hratt, hverju á eftir öðru.
Sálfræðilegar rannsóknir hafa leitt í ljós að með fjölverkavinnslu getum við tapað allt að 40% afkastagetu okkar. (2) Fjölverkavinnsla hefur líka mikil áhrif á gæði þeirra verka sem verið er að vinna þar sem gæði minnka ef um fjölverkavinnslu er að ræða. Í umræðunni er oft talað um að konur séu færari í fjölverkavinnslu en karlar. Samkvæmt rannsóknum er þetta ekki staðan.
Ef við hugsum okkur nú verkefnavinnu í fyrirtækjum. Verkefnavinnan er í mörgum tilfellum framkvæmd af starfsfólki. Vissulega hefur eitthvað af verkefnum verið flutt yfir á svokölluð vélmenni, en ennþá erum við mannfólkið að vinna megnið af verkefnunum. Staðan er oft sú innan fyrirtækja að það liggur fyrir langur listi af verkefnum, þau eru öll gríðarlega mikilvæg og þurfa að klárast fyrir lok fjórðungsins! Forgangsröðun er oft ekki skýr og þau sem eiga að vinna verkin fá mismunandi skilaboð úr öllum áttum.
Setjum upp einfalt dæmi:
- Fjöldi starfsmanna = 1
- Vinnutími á dag án kaffitíma = 7 klst.
- Gefum okkur að starfsmaðurinn vinni alla þessa 7 klst., þ.e. ekkert ráp á internetinu, ekkert skrepp, engin persónuleg símtöl
- Gefum okkur líka að hann sé með fleiri en eitt verkefni á sínu borði og leggi metnað sinn í að skila öllu af sér fyrir fjórðungslok, sem þýðir að hann iðkar fjölverkavinnslu
- Með fjölverkavinnslunni tapar þessi starfsmaður 40% eða 2 klukkustundum og 50 mínútum á dag
- Ef við skölum þetta upp í 50 starfsmanna vinnustað, þar sem allir eru í fjölverkavinnslu erum við að tapa 140 klst. á dag eða 20 starfsmönnum.
Þetta dæmi er auðvitað einfaldað og ljóst er að það eru ýmsar aðrar breytur sem koma þarna inn. En þetta gefur engu að síður vísbendingu um að með fjölverkavinnslu töpum við miklum tíma, verkin vinnast hægar.
Eitt skref sem gott er að taka til að sporna við þessu er að hafa forgangsröðun verkefna skýra, aðskilja hlutverk starfsmanna með skýrari hætti, þ.a. þau sem þurfa að einbeita sér að einstökum verkefnum fái svigrúm til þess og fækka þeim verkefnum sem eru í gangi. Færri verkefni í gangi í einu þýðir einfaldlega að við klárum fleiri verkefni yfir tímabilið.
Heimildir: